Algemeen

  1. Toerisme Oostende VZW is exclusief organisator van Oostende voor Anker in Oostende, met Hubert Rubbens als curator van het maritiem festival.
  2. De organisator biedt de bezoekers van Oostende voor Anker een maritieme markt aan, waarbij alle standen maritiem getint moeten zijn.

Inschrijving

  1. De firma’s of personen die aan de maritieme markt in het kader van Oostende voor Anker willen deelnemen, moeten een inschrijvingsformulier invullen volgens het officiële model. Deze inschrijving is in geen geval een definitieve bevestiging van de stand. De stand is pas definitief toegewezen na schriftelijke (via mail) bevestiging door de organisator en na betaling van het verschuldigde bedrag.
  2. Door het ondertekenen van het algemeen reglement verbindt de standhouder zich ertoe onderhavig reglement na te leven en de gevraagde oppervlakte in te nemen tot op het einde van het evenement.
  3. Indien de standhouder nalaat zijn plaats in te nemen, kunnen de organisatoren erover beschikken en zal geen enkel verzoek om terugbetaling of vergoeding worden aanvaard. In dat geval blijft de standhouder gehouden tot volledige betaling van de prijs van de gereserveerde oppervlakte.
  4. Elke inbreuk op het reglement kan leiden tot onmiddellijke uitsluiting van de in gebreke gebleven deelnemer, zonder dat hij de terugbetaling van de door hem gestorte bedragen of een vergoeding van welke aard ook kan eisen.

De stand

  1. De onderverhuring of overdracht, in welke vorm ook, zelfs gratis, van het geheel of een deel van een standplaats is verboden, behoudens schriftelijke toestemming van de organisatie.
  2. Voor de verdeling van de beschikbare ruimte onder de standhouders, houdt de organisatie rekening met de ontvangstdatum van het inschrijvingsformulier en de aangeboden goederen.
  3. De deelnemers zorgen zelf voor het transport, montage en demontage van hun stand.
  4. De stand kan opgebouwd worden de dag voor aanvang van het evenement en moet volledig klaar zijn om 09.00 uur de dag van aanvang van het evenement. De stand moet op de laatste dag van het evenement volledig ontruimd worden door de standhouder en de zeilen worden dicht gedaan. Tafels en stoelen worden opgeplooid buiten de tent geplaatst. Zoniet zullen de voorwerpen die zich nog in de standruimte bevinden op kosten van de standhouder worden weggenomen door de organisatie.
  5. De deelnemers verzorgen zelf de netheid van hun stand en beheren deze als een goede huisvader. Elke avond moet de stand volledig opgeruimd en afgesloten worden. Het afval wordt door de standhouder naar de daartoe ingerichte afvalpunten gebracht.
  6. De deelnemers richten hun stand in naar eigen goeddunken, op voorwaarde dat ze geen nadeel berokkenen aan hun buren, noch afbreuk doen aan de algemene vormgeving van het evenement. Het is verboden voorwerpen of decoratie-elementen neer te zetten in de doorgang voor de bezoekers of hulpdiensten of buiten de voorziene standruimte. In geen geval mag de standhouder gevaarlijke voorwerpen plaatsen.
  7. De gevraagde prijs voor de aangeboden goederen moet conform de marktprijs zijn.
  8. De nood- en vluchtuitgangen, brandposten, de blusapparaten en alle andere installaties voor gemeenschappelijk gebruik moeten te allen tijde bereikbaar blijven.  Het is de standhouder dan ook verboden wat dan ook aan te brengen dat de vrije toegang tot deze installaties zou kunnen belemmeren.
  9. De standen moeten opgebouwd zijn uit brandvertragende en brandwerende materialen.
  10. De elektrische installaties moeten voldoen aan de wettelijke specificaties vermeld in het AREI. Alle elektrische toestellen en bekabeling moeten in goed functionerende toestand zijn conform het AREI, zoniet zal het betrokken materiaal van de stand verwijderd worden door de organisator.
  11. Er mogen geen brandbare gassen gebruikt worden op de stand en er mag ook geen opslag zijn van brandbare en explosieve, gevaarlijke producten.
  12. Er mag niet gewerkt worden met materialen met een hoog brandrisico.
  13. Er mag niet met vuur gewerkt worden op de stand, er mag ook geen open vuur, hoe klein ook, aanwezig zijn. Tenzij hiervoor op voorhand toestemming gevraagd en verleend wordt.
  14. De constructies moeten voldoende stabiel opgesteld worden zodat ze niet omvallen als er iemand tegen leunt of duwt.
  15. Er mogen geen scherpe randen of uitstekende delen aan de stand zijn die voorbijgangers kunnen verwonden.
  16. Bij twijfel dient de opbouw van de stand eerst ter goedkeuring voorgelegd te worden aan de veiligheidsverantwoordelijke.
  17. Indien het algemene belang dit vergt of een dergelijke maatregel wordt opgedrongen door de veiligheidsadviseur, kan de organisator de toegewezen standen herschikken. Zonder dat de deelnemer hiertegen verhaal heeft of op die grond schadeloosstelling kan eisen.
  18. De organisatie kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor enige ongevallen voor, tijdens of na het evenement.
  19. Het is de standhouder niet toegestaan muziek te maken of geluiden te maken die storend zijn t.o.v. de andere standhouders.
  20. De standhouders nemen de standruimtes in in de staat waarin ze zich bevinden en geven ze terug in dezelfde staat. Alle schade veroorzaakt door installaties of producten van een standhouder, zal hem worden aangerekend.
  21. Het is verboden publiciteitsmateriaal uit te delen buiten de standruimte.
  22. De organisatie biedt geen garantie voor het aantal deelnemers/bezoekers  aan het evenement.

Betaling / verzekering stand

  1. De deelname is betalend en moet betaald worden voor aanvang van het evenement. Elektriciteitsaansluitingen komen ten laste van de standhouder.
  2. Voor de standhouders worden volgende prijzen afgesproken:

Niet-commerciële  exposanten:

  • standaard stand 5 X 5 meter geplaatst: 300 EUR excl. BTW
  • 5m² standplaats in grote tent: gratis voor maritieme behoudsorganisaties
  • standaard stand 3 X 3 meter geplaatst: 225 EUR excl. BTW
  • tafels en stoelen: gratis
  • elektriciteitsaansluiting (onder voorbehoud van beschikbaarheid): 100 EUR excl. BTW

Commerciële exposanten:

Type A:

  • piramidetent 3 X 3 meter geplaatst: 400 EUR excl.
  • BTWconcessiebijdrage: verkoopsrecht 600 EUR excl. BTW
  • tafels en stoelen: gratis
  • elektriciteitsaansluiting (onder voorbehoud van beschikbaarheid): 150 EUR excl. BTW

Type B:

  • piramidetent 5 X 5 meter geplaatst: 850 EUR
  • concessiebijdrage: verkoopsrecht 1000 EUR excl. BTW
  • tafels en stoelen: gratis
  • elektriciteitsaansluiting 16A (onder voorbehoud van beschikbaarheid): 150 EUR excl. BTW

eigen stand

  • concessiebijdrage: verkoopsrecht afhankelijk van de ingenomen oppervlakte
  • elektriciteitsaansluiting (onder voorbehoud van beschikbaarheid): 150 EUR excl. BTW
  1. Bij annulatie van de standhouder tot 4 weken voor het evenement zal een forfaitair bedrag gefactureerd worden voor de organisatiekosten van 350 EUR per standruimte die niet door de standhouder ingevuld werd. Na deze datum is het volledige bedrag verschuldigd.
  2. De organisatie heeft het recht om het evenement te annuleren. De standhouder kan echter geen enkele schadevergoeding vorderen van de organisatie wegens annulatie van het evenement.
  3. De standhouder doet afstand van verhaal tegenover de organisator met uitzondering van kwaadwillig opzet van de de organisator. De standhouder, alsook zijn verzekeraars, doen afstand van elk verhaal tegen de opdrachtgever en/of de organisator, en tegen de verzekeraars van alle materiële schade veroorzaakt aan de standhouder volgend uit: brand, ontploffing, elektrische schade, waterschade waarvan de verantwoordelijkheid berust bij de opdrachtgever en/of de organisator, alsook voor alle directe en/of indirecte immateriële gevolgschade, en met name de ondernemingsverliezen die de standhouder zou lijden en waarvoor de verantwoordelijkheid berust bij de opdrachtgever en/of de organisator en wat de oorzaak ook moge zijn.
  4. Elke standhouder is verantwoordelijk voor zijn goederen en kan in geen geval de opdrachtgever en organisator verantwoordelijk stellen voor diefstal. Elke standhouder zal een verzekering nemen tegen diefstal. De organisator voorziet wel een preventieve veiligheidsronde op de site.

Alle geschillen betreffende de toepassing, de uitvoering of de interpretatie van dit algemeen reglement zijn onderworpen aan het Belgisch recht en enkel de rechtbanken van Brugge zijn bevoegd.